プライバシーポリシー（個人情報保護方針）

株式会社MRI（以下「当社」）は、在留管理クラウド「ビザ顧問」（以下「本サービス」）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令・ガイドラインを遵守し、以下のとおり個人情報を取り扱います。

1. 本サービスの位置づけ

本サービスは、当社が提供する在留期限管理・更新時期の通知・顧問先からの依頼受付（送客）等を行う記録・送客クラウドです。当社は行政書士法人ではなく、在留・帰化等の申請書類の作成、官公署への提出代理・申請取次その他の行政書士業務は行いません。これらの業務は、本サービスを利用する行政書士（有資格者。以下「利用事務所」）が自己の責任と判断において行います。

本サービスに関連し、当社サイト上の「在留更新相談 お取次ぎ」フォーム（/soudan/）を通じて、更新相談を希望するご本人から直接個人情報を取得し、ご本人の同意に基づき提携の申請取次行政書士へお取次ぎ（連携）する場合があります。当社はこの場合も行政書士業務・法律事務を行いません。

2. 取得する個人情報

(1) 利用事務所・お問い合わせいただく方の情報

• 事務所名、ご担当者の氏名、メールアドレス、電話番号、ご意向・お問い合わせ内容
• 本サービスの利用に伴うログイン情報、操作・アクセスログ
• 本サービスへのログイン時の本人認証・不正アクセス防止のために取得する、二要素認証に関する情報（登録メールアドレス宛に送信する確認コード、認証アプリによるワンタイムコードの照合結果、IPアドレス、ブラウザ・端末情報（ユーザーエージェント）、ログイン日時・認証の成否等の認証ログ、および「このデバイスを記憶」機能でご利用端末を識別するための識別情報）

(2) 利用事務所が本サービスに登録する、顧問先企業の従業員等（外国人の方）の情報

• 氏名、国籍、生年月日、在留資格、在留期限、在留カード番号、所属企業名 等

(2) には在留カード番号・国籍・在留資格など機微性の高い情報が含まれます。当社はこれらを厳格な安全管理措置のもとで取り扱います（第6項）。

(3) 在留更新相談フォーム（/soudan/）にお申込みいただく「ご本人」の情報

• 氏名、ご連絡先（メールアドレス／電話番号）、在留資格、在留期限、ご相談内容

これらは、更新相談を希望するご本人ご自身からフォームを通じて取得します。在留資格・在留期限を含むため、(2)と同様に厳格な安全管理措置のもとで取り扱います（第6項）。

3. 利用目的

• 本サービスの提供・運用・保守、ご本人の確認（二要素認証を含む認証）、不正アクセスの防止・検知、およびセキュリティ監査
• 在留期限の管理、更新時期のご通知、更新手続に必要な情報のご案内、更新依頼（送客）の受付・連携
• お問い合わせ・お申し込みへの対応、ご連絡・ご案内
• 本サービスの品質向上・改善、不具合対応、利用状況の分析
• 利用事務所が登録した顧問先企業の従業員等（外国人の方）の情報について、重複登録の防止およびデータ品質（正確性）の維持を目的として、当該利用事務所のアカウント（テナント）内に限り、氏名・生年月日・国籍・在留カード番号の一部等を用いて同一人物の可能性がある登録を検知・表示し、登録時の確認を補助すること。なお、この照合は本サービス内の処理であり、外部への送信を伴いません。
• 法令に基づく対応
• 在留更新相談のお取次ぎ（提携申請取次行政書士への連携）、およびこれに関するご連絡・確認
• 本サービスの安全な運営に必要な、二要素認証のリセット等の管理操作、ロックアウト（ログイン不能）状態からの復旧対応、不正利用の防止・調査、および保守

当社は、上記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。

4. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命・身体・財産の保護に必要で、本人の同意取得が困難な場合
• 本項に定める利用目的の達成に必要な範囲で、第5項に基づき業務委託先に取り扱わせる場合
• 在留更新相談フォーム（/soudan/）からお申込みいただいた場合に、ご本人の同意に基づき、お取次ぎ先の提携申請取次行政書士に対し、お取次ぎ・ご連絡に必要な範囲でご相談内容（氏名・連絡先・在留資格・在留期限・相談内容）を提供する場合。この提供はご本人が同フォームで同意された場合に限り行います。

当社は、取得した個人情報を、第三者へ販売・提供したり、当社の人工知能（AI）モデルの学習・開発の用途に利用したりすることは一切ありません。

5. 個人データの取扱いの委託（重要）

本サービスにおける個人データの取扱いには、立場の異なる2つの側面があります。

(1) 利用事務所・お問い合わせいただく方の情報について

当社が個人情報取扱事業者として、本ポリシーに従い取得・利用・管理します。

(2) 顧問先企業の従業員等（外国人の方）の情報について

当該情報の利用目的を決定するのは、これを登録する利用事務所（個人情報取扱事業者）です。当社は、利用事務所からの委託に基づき、利用事務所の管理のもとで当該個人データを取り扱う受託者として、システム上での保管・処理を行います。当社は、委託の趣旨・範囲を超えて当該データを利用しません。当社が処理を再委託する場合（クラウド基盤事業者の利用等）は、委託先に対し本ポリシーと同等の安全管理措置を求め、適切に監督します。

6. 安全管理措置

• 組織的：取扱責任者の設置、取扱記録の管理、定期的な点検・見直し
• 人的：従業者への教育、秘密保持義務の徹底
• 物理的・技術的：事務所ごとのデータ分離（テナント分離）、アクセス権限・認証の管理、ログインにおける二要素認証（MFA）の提供、在留カード番号等の機微情報の既定でのマスク表示および全表示操作の監査記録、セッションの一定時間経過・異常検知（アクセス環境の変化等）による自動終了、機微情報の短時間・大量閲覧に対するレート制限および検知、通信のTLS暗号化、在留カード番号等の重要情報の保存時の暗号化、アクセス・操作ログの記録（監査ログ）、最小権限の原則の適用
• データの保管場所・再委託：本サービスのデータは、さくらインターネット株式会社が提供する日本国内（東京リージョン）に所在するデータセンター（クラウド基盤）において保管・処理します。当社が処理の一部を同社等のクラウド基盤事業者に再委託する場合は、委託先に本ポリシーと同等以上の安全管理措置を求め、適切に監督します。

6の2. 当社（プラットフォーム管理者）による管理操作と閲覧範囲

当社は、本サービスの安全かつ継続的な運営のため、プラットフォーム管理者として、利用事務所ごとに分離された領域（テナント）を横断する次の管理操作を行うことがあります。これらの操作は、本人確認のうえ、不正利用の防止・保守・障害対応・ログイン不能状態からの復旧に必要な場合に限り、権限を有する当社の担当者が管理用画面から実施し、その記録を保持します。

• 二要素認証（MFA）のリセット（登録された認証情報を一旦無効化し、次回ログイン時に再設定いただくもの）
• 上記の対応に必要な範囲での、管理用画面からのアカウント情報の確認

当社の担当者が管理用画面から確認できる情報は、氏名・メールアドレス・権限（ロール）・所属する利用事務所（テナント）に限られます。利用事務所が本サービスに登録した顧問先企業の従業員等（外国人の方）の在留カード番号・在留資格などの機微性の高い情報（第2項(2)）を、当社が当該管理用画面から閲覧することはありません。

これらの管理操作（二要素認証のリセット等）を実施した場合、操作した担当者・日時・対象・操作内容を当社の監査記録として保持するとともに、対象となるご本人および当該利用事務所の管理者に対しても、当社による操作が行われたことが分かるよう記録・通知します。

6の3. ログインできない場合の復旧手段

本サービスのログインには二要素認証を採用しており、認証コードはご登録のメールアドレス宛に送信されます。認証コードを受信できない等の理由でログインできなくなった場合、ご自身のみで復旧する手段はなく、当社が本人確認のうえで二要素認証をリセットすることが唯一の復旧手段となります。お問い合わせ窓口（第11項）または本サービス所定の連絡先までご連絡ください。なお、利用事務所内の担当者（staff・member）については、当該事務所の管理者（owner）によるリセットも可能です。

7. 保有期間

個人情報は利用目的の達成に必要な期間、または法令で定める期間保有し、不要となった情報は適切に消去・廃棄します。利用事務所がアカウントを解約した場合、登録データは契約・規約に定める手続きにより削除または返却します。サービス解約後、利用者データは90日間保持し、経過後に削除します（バックアップ媒体からの消去には合理的期間を要する場合があります）。

本人認証・不正アクセス防止のために取得する認証ログ（IPアドレス・端末情報・認証の記録等）は、セキュリティ監査の目的で取得から1年間を目安に保有し、その後適切に消去します。「このデバイスを記憶」機能の端末識別情報は、登録から30日で自動的に失効・無効化されます。ログイン時に送信する確認コードは認証完了後または送信から10分の経過により直ちに無効化され、保存されません。

当社による二要素認証のリセット等の管理操作の記録（操作者・日時・対象・操作内容・IPアドレス・端末情報等）は、セキュリティ監査の目的で取得から1年間を目安に保有し、その後適切に消去します。

8. ご本人からの開示・訂正・利用停止等の請求

ご本人からの保有個人データの開示・訂正・追加・削除・利用停止等のご請求には、法令に従い適切かつ速やかに対応します。なお、第5項(2)の受託データに関するご請求は、原則として個人情報取扱事業者である利用事務所が対応します。お問い合わせ窓口（第11項）までご連絡ください。

9. Cookie・アクセス解析

本サイトはGoogle Analytics（GA4）を利用し、Cookie等を用いてアクセス状況を分析します。これにより個人を特定する情報を取得するものではありません。ブラウザの設定によりCookieを無効化できます。

また本サービスでは、ログイン後の二要素認証の入力を一定期間（30日間）省略するための「このデバイスを記憶」機能において、ご利用の端末を識別するためのCookie（端末識別Cookie）を利用します。当該Cookieは、本サービスへの安全なログインを維持するために必要な機能上のCookieであり、広告配信・行動追跡を目的とするものではありません。当該Cookieは暗号化のうえ、外部スクリプトから読み取れない形式（HttpOnly・Secure・SameSite=Strict）で保存され、有効期限（30日）の経過、ログアウト、パスワードの変更、二要素認証の無効化・方式変更、または設定画面からの「信頼済み端末の失効」により無効化されます。

10. 改定

当社は、法令の変更や本サービスの内容に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は本サイト上でお知らせします。

11. お問い合わせ窓口

株式会社MRI　個人情報お問い合わせ窓口
〒260-0028　千葉県千葉市中央区新町24番9　千葉ウエストビル8階（受付7階）
メール：visa_support@m-ri.co.jp

制定日：2026年6月13日
改定日：2026年7月2日
株式会社MRI