申請人ご本人から、申請に必要な情報を事前にデータで受け取る — 聞き取りと打ち直しの工程を減らす

申請書の項目を事前に集める方法：申請人ご本人にフォームから入力してもらう

ここでいう「事前に集める」とは、事務所が在留申請の準備に必要な情報を、申請人ご本人から先にデータで受け取ることです。ビザ顧問の「申請人向け情報収集フォーム」は、そのための入力画面です。

流れは、事務所が案件ボードから入力用のリンクをメールで送り、申請人ご本人がブラウザで入力し、事務所が確認画面で内容を確認して台帳へ反映する、というものです。（項目の全量、依頼の手順）

システムの仕事は、入力画面の提供、入力内容の保管、事務所への通知までです。内容を確認して台帳へ反映するか、申請書類の作成や提出をどうするかは、契約する行政書士（先生）の判断と業務です。ビザ顧問は、申請書類の作成・提出代理・申請取次を行いません。

電話・メールでの聞き取りとの違い

電話やメールの聞き取りでは、質問、回答、書き起こし、打ち直しの工程が続きます。フォームでは、申請人ご本人が項目を直接入力します。

申請人ご本人から事前に集められる項目（全量）

申請人ご本人が入力する欄は、次の2つの表と、下記の代理入力に関する欄がすべてです（掲載時点）。同じ内容はプライバシーポリシー第2の(6)にも記載しています。

申請人ご本人に関する項目

このほか、ご本人が入力したか、代わりの方が入力したかを選ぶ欄があります（必須）。代わりの方が入力する場合は、その方のお名前とご本人との続柄が必須です。

在日のご親族・同居者に関する項目

この欄はまとめて任意で、必要な人数分を追加できます。

在日のご親族・同居者に関する情報は、申請人ご本人以外の方に関する個人データです。これらの取得・利用についても個人情報取扱事業者は依頼元の事務所であり、当社は事務所の委託を受けて保管・処理を行います（プライバシーポリシー第2の(6)、第5項(4)）。

フォームの冒頭には、依頼元の事務所名と利用目的、システムを株式会社MRIが事務所の委託を受けて運用している旨が表示されます。

リンクの開封、宛先確認の試行、フォームの送信に伴い、IPアドレス、ブラウザ・端末の情報、日時等を操作記録として取得します（プライバシーポリシー第2の(6)の(d)）。

申請人へ入力を依頼する手順（5ステップ）

事務所が入力を依頼してから、台帳に反映するまでの流れです。

1. 事務所が入力を依頼する

   案件ボードの該当者カードの「入力を依頼する」ボタンから、用途（新規のご案件か、更新手続きか）、言語（日本語・English・简体中文・Tiếng Việt）、宛先のメールアドレス（確認のため2回入力）を指定して送信します。依頼できるのは、台帳に登録済みの外国人材です。

2. 申請人ご本人へ入力用リンクがメールで届く

   事務所名を主語にした案内メールが、選んだ言語で届きます。リンクの有効期限は発行から48時間で、切れた場合は事務所が再発行できます（元のリンクは失効します。アーカイブ済みの提携先を除きます）。

3. 申請人ご本人が入力して送信する

   台帳に生年月日が登録されている場合は、入力の前に、ご案内の宛先を確かめるための生年月日の入力があります。その後、フォームに入力して送信します。送信後は、申請人側の画面から内容の確認・修正はできません。

4. 事務所が確認画面で内容を確認・修正する

   提出されると事務所へメールで通知され、「申請人フォーム」の一覧にも「確認待ち」として表示されます。事務所は「申請人からの入力内容の確認」画面で、氏名・国籍・生年月日・性別を確認し、必要に応じて修正します。

5. 事務所が「台帳へ反映する」を押して反映する

   入力内容は自動では台帳に反映されません。事務所が確認のチェックを入れて「台帳へ反映する」を押したときにだけ、台帳に反映されます。このとき、氏名・国籍・生年月日・性別は確認画面で修正した内容が反映され、出生地・本国における住所・配偶者の有無・職業・在日のご親族・同居者の情報は、確認画面に参考情報として表示された内容がそのまま台帳にコピーされます。

申請人ご本人は、どのように入力するのか

申請人ご本人は、アカウント登録やアプリなしで、メールのリンクからブラウザで入力できます。入力画面は、事務所が依頼時に選んだ日本語・English・简体中文・Tiếng Việtのいずれかで表示されます。

台帳に生年月日が登録されている場合は、ご案内の宛先を確かめるため、入力前に生年月日のご入力をお願いしています（生年月日がわからない場合は、そのまま入力にお進みいただけます）。不一致が続いて上限（5回）に達すると、この確認は行われなくなります。これは宛先が合っているかを確かめる簡易な確認であり、厳密な本人確認の手続ではありません。

また、台帳に生年月日が登録されている申請人については、入力いただいた生年月日が台帳の記録と一致した場合に限り、氏名・国籍・生年月日・性別の4項目を入力欄にあらかじめ表示します（「事務所が既に把握している情報を表示しています。違っていれば直してください」という案内とあわせて表示され、内容は編集できます）。一致しない場合は、この初期表示は行われず、通常どおり空欄からご入力いただきます。台帳に生年月日が登録されていない場合も、この初期表示は行われません。

ご本人に代わってご家族等が入力する場合は、その旨と続柄をあわせてご入力いただけます（代筆される方のお名前と続柄は必須です）。

入力された内容は、どこまで自動で台帳に反映されるのか

申請人が入力した内容は自動では台帳へ反映されません。先生・スタッフの皆様が「申請人からの入力内容の確認」画面で内容をご確認のうえ、「台帳へ反映する」ボタンを押したときにだけ台帳に反映されます。確認画面で修正できる項目と、参考情報として表示されたまま台帳へコピーされる項目は次のとおりです。

• 氏名・国籍・生年月日・性別は、申請人の入力内容が表示され、事務所が修正できます。既存の外国人材の更新では、空欄のまま保存した項目は台帳の現在値を変更しません。
• 在留カード番号・在留資格・在留期間満了日は、3項目すべてに値があるときだけ、新しい在留情報として登録されます。在留カード番号は伏せ字で表示され、事務所が「全表示」（記録されます）で確認して入力します。
• 出生地・本国における住所・配偶者の有無・職業・在日のご親族・同居者の情報は、参考情報として表示され、「台帳へ反映する」を押すと台帳にコピーされます。

入力された内容はいつまで保管されるのか

• 入力依頼のリンクは発行から48時間で失効し、未提出のまま失効したものは失効後30日で削除します。
• 提出された入力内容は、台帳へ反映しなかったものは入力から30日、反映したものは反映日から90日で削除します。削除予定日は事務所の確認画面に表示されます。
• 台帳へコピーされた情報は、この削除の対象外で、台帳上の外国人材の情報が削除されるまで保存されます。このうち出生地・本国における住所・配偶者の有無・職業・在日のご親族・同居者の情報は、事務所が外国人材の詳細画面から削除できます。
• リンクの開封・宛先確認の試行・送信に伴う操作記録（IPアドレス、ブラウザ・端末の情報、日時等）は、不正利用の防止・調査、セキュリティ監査ならびに障害・不具合の検知および対応の目的で、取得から1年間を目安に保管します。

詳しくはプライバシーポリシー第7項をご確認ください。

安全面でどのような配慮をしているのか

• 入力用リンクは推測されにくいランダムな文字列で、システム側にはそのハッシュ値だけを保存します。一度提出されると使い切りです。
• 案内メールには、パスワードや決済情報を求めない旨と、本物のメールか確認できるページへのリンクを記載しています。
• 在留カード番号は保存時に暗号化しています（プライバシーポリシー第6項）。

どのプランで使えるのか

本機能は行政書士事務所向けサービスでご利用いただけます。企業向けサービスでは有効にできません。

在留申請の手続きは、出入国在留管理庁の案内で確認できます

申請書や必要書類は、在留資格ごとに出入国在留管理庁が案内しています。

• 出入国在留管理庁「在留資格認定証明書交付申請」（外部サイト）
• 出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」（外部サイト）

関連する解説と機能

• 在留期限管理をExcelからクラウドへ（行政書士事務所の移行手順）
• 特定技能の在留更新と案件取りこぼし防止策
• ビザ顧問のデモ
• トップページのデモ欄と「安全への取り組み」

申請人本人から情報を事前に集めることについてのよくある質問

申請人ご本人から、申請書の項目に必要な情報を事前に集めるには、どんな方法がありますか？

電話・メール・紙での聞き取りのほか、申請人ご本人にWebフォームへ直接入力してもらう方法があります。ビザ顧問の申請人向け情報収集フォームは後者で、事務所が入力用リンクをメールで送り、ご本人の入力を事務所が確認してから台帳へ反映します。申請書類の作成・提出代理・申請取次は行いません。

申請人ご本人は、フォームで何を入力しますか。必須の項目はありますか？

氏名・国籍・生年月日・性別が必須です。ほかに出生地、本国における住所、配偶者の有無、職業、在留カード番号、在留資格、在留期間の満了日、在日のご親族・同居者の情報を入力できます。必須以外は任意です。

申請人が日本語を読めない場合、外国語で入力できますか？

事務所が依頼時に、日本語・English・简体中文・Tiếng Việtの4言語から選べます。入力画面や案内メールは、選んだ言語で表示されます。

入力用リンクの有効期限が切れたら、どうなりますか？

有効期限は発行から48時間で、切れたリンクは使えなくなります。事務所は再発行でき、再発行すると元のリンクは失効して、新しいリンクがメールで送られます（アーカイブ済みの提携先を除きます）。

申請人が入力した内容は、自動で台帳に入りますか？

自動では入りません。事務所が確認画面で内容を確認し、「台帳へ反映する」を押した場合にだけ台帳へ反映されます。出生地などの参考情報も、この操作で台帳にコピーされます。

入力用リンクが別の人に届いた場合に備えた確認はありますか？

台帳に生年月日が登録されている申請人には、入力の前に、宛先を確かめるための生年月日の入力画面が出ます。不一致が続いて上限（5回）に達すると、この画面は出なくなります。ただし、これは宛先が合っているかを確かめる簡易な確認であり、厳密な本人確認の手続ではありません。