在留期限管理をExcelからクラウドへ｜行政書士事務所の移行手順と所要時間【2026年版】

Excel管理が限界を迎える理由

Excelは記録には優れたツールですが、件数が増えると次のような課題が表面化しやすくなります。

• 期限が近づいても自動で知らせてくれない（手動チェック頼みになる）
• 担当者ごとにファイルや記入ルールが分かれ、属人化しやすい
• 同時編集や上書き事故、ファイルの所在不明が起こりやすい
• 在留カード番号などの重要な情報の管理・アクセス制御が難しい
• 顧問先（企業）との情報共有や、更新依頼を受け取る導線がない

これらは運用の工夫である程度カバーできますが、件数が一定を超えると限界が見えやすくなります。

移行前に準備する3つのこと

1. データの棚卸し：現在管理している方の人数と項目（氏名／国籍／在留資格／在留期限／在留カード番号／所属企業 など）を一覧化します。
2. 項目の整理・統一：複数ファイルに分散している場合は1つの形式にまとめ、日付形式（YYYY/MM/DD）や全角・半角を揃えます。
3. 関係者の合意：誰がいつ入力・確認するか、顧問先にどう案内するかを事前に決めておきます。

移行の手順【5ステップ】

CSV一括インポート機能を使えば、先生ご自身で登録できます。ご希望の場合は、有料プランをお申し込みいただいた後、初期設定（システムへの登録・データ取込などの設定作業）を当方が代行します（ご契約プランの登録上限まで・お試し期間中は対象外・在留申請の書類作成等は含みません）。

移行にかかる時間の目安

所要時間は、管理人数やデータの整い具合により変わります。あくまで目安として、次の規模感が参考になります。

よくあるつまずきと対処

• 文字化けする → CSVはUTF-8・Shift_JISのどちらでも自動判別されます。それでも文字化けする場合は保存し直す
• 日付がうまく入らない → YYYY-MM-DDまたはYYYY/MM/DD形式（1桁の月日も可）であれば取り込めます。それでも入らない場合は表記を統一する
• データが重複する → 氏名・生年月日・国籍などが近い場合は「重複候補」として自動的に一覧表示されます（自動では統合されません）。内容を確認し、該当すれば片方をアーカイブするなどで対応します
• 在留カード番号の先頭ゼロが消える → セルを文字列形式にしてから書き出す
• 在留資格名の表記ゆれ（「技人国」「技術・人文知識・国際業務」など） → 表記を統一する
• 一度に大量のデータを取り込めない → 1回のインポートは最大500行までです。超えた分は結果画面に「行数上限による未処理」として表示されるので、ファイルを分割して残りを再度取り込みます

クラウド化で変わる運用

クラウド化のねらいは「記録」から「取りこぼしを防ぐ運用」へ変えることです。たとえば次のような運用になります。

• 期限が近づくと自動でアラート（手帳やExcelを見張る必要が減る）
• すべての顧問先を横断して1画面で管理
• 顧問先（企業）へ無料で配布でき、企業側から画面上で更新のご意向（依頼）が届く
• アクセス権限の管理と通信の暗号化で、重要な情報を扱いやすくなる

「記録するだけ」から一歩進み、取りこぼしを防ぐ仕組みづくりにつなげられる点が主な狙いです。

費用と無料期間

ビザ顧問の料金は次のとおりです（表示価格はすべて税別）。

• スタンダードプラン：¥9,800/月（税別・税込¥10,780）／システム導入費0円（プロ ¥19,800/月・法人 ¥50,000〜/月。表示価格はすべて税別）。顧問先数・外国人材の登録数はプランごとに上限があります（スタンダード＝顧問先5社・外国人材25名／プロ＝10社・50名／法人＝無制限）
• 30日間、無料でお試しいただけます（クレジットカード登録不要・自動課金なし）。お試し期間の終了後に自動で課金されることはなく、継続してご利用の場合のみ、あらためて有料プランをお申し込みください。

CSV一括インポート機能を使えば、先生ご自身でも移行できます。ご希望の場合は、有料プラン契約後に当方で代行します（ご契約プランの登録上限まで・お試し期間中は対象外）。

よくある質問