「誰のために作られたか」で選択肢を絞る——3タイプ比較と7つのチェックポイント
「在留管理システムを調べると、企業向けや技能実習・特定技能の監理団体向けばかりで、うちの事務所に合うものが見つからない……」
行政書士として国際業務に携わる先生方から、こうした声をよく聞きます。確かに市場に出回っている在留管理システムの多くは、企業が自社の外国人スタッフを管理することや、監理団体が傘下の事業者を一元管理することを前提に設計されています。行政書士事務所の「複数の顧問先を束ねてサポートする」というビジネス構造とは、根本的に噛み合わない部分が多いのです。
本記事では、在留管理システムを3つのタイプに分けて整理したうえで、行政書士事務所が導入前に確認すべき7つのチェックポイントと料金比較の注意点を解説します。自事務所に本当に合うシステムを選ぶための判断軸として、ぜひご活用ください。
在留管理システムを選ぶ際にまず確認したいのが、「そのシステムは誰のために設計されているか」という点です。同じ「在留管理」という名前でも、想定ユーザーによって機能・課金モデル・管理の単位が大きく異なります。
| タイプ | 想定ユーザー | 課金対象 | 得意なこと |
|---|---|---|---|
| 企業向け型 | 一般企業・製造業・サービス業の人事・総務担当 | 企業（ユーザー企業が直接契約） | 自社の外国人スタッフの在留期限・ビザ種別を一元管理。社内申請フローとの連携。 |
| 監理団体向け型 | 技能実習・特定技能の監理団体・登録支援機関 | 監理団体（傘下の実習先企業分を管理） | 技能実習計画・特定技能支援計画の管理。受入れ企業への書類配布・報告機能。 |
| 行政書士特化型 | 行政書士事務所（複数の顧問先企業を持つ） | 行政書士（顧問先企業へは無料配布） | 複数顧問先の横断管理。更新依頼が事務所へ自動で届く送客導線。事務所単位のマルチテナント管理。 |
企業向け型・監理団体向け型は、それぞれの用途では非常に優れた設計です。しかし行政書士事務所が「顧問先に代わって在留管理を担い、更新依頼を受け取る」という業務フローには構造的に対応していないケースがほとんどです。この違いを最初に把握しておくことで、選択肢を大幅に絞り込めます。
タイプの違いを踏まえたうえで、実際に導入を検討する際は以下の7点を必ず確認してください。これらは行政書士事務所の業務・収益モデルに直結する選定基準です。
| チェックポイント | なぜ重要か |
|---|---|
| ① 課金モデルが事務所に合うか | 「行政書士が契約・課金し、顧問先企業は無料で使える」構造かどうか。企業が直接支払うモデルでは、顧問先への導入提案が難しくなる。 |
| ② 顧問先への配布が無料か | 顧問先企業にコスト負担をかけると導入ハードルが上がる。無料配布できる設計であれば、顧問先へのツール展開がスムーズになる。 |
| ③ 更新案件が自動で戻る導線（送客）があるか | 在留期限が近づくと顧問先担当者に通知が届き、ワンクリックで事務所へ依頼が送れる仕組みがあるか。「事務所から追いかける」ではなく「依頼が自然に来る」設計かどうか。 |
| ④ 事務所単位でデータ分離されているか | マルチテナント構成で、他事務所のデータと混在しない設計かどうか。行政書士の守秘義務に対応したデータ管理が前提となる。 |
| ⑤ 顧問先数で料金が膨らまないか | 顧問先の増加に比例して月額が上がる「社数課金型」では、事業拡大とともにコストが増大する。定額・顧問先数無制限のモデルが事務所経営には適している。 |
| ⑥ 既存Excelから移行できるか | 長年積み上げてきたデータを新システムへ移行できるか。移行コスト（時間・費用）が導入障壁になりやすいため、代行サービスの有無を確認。 |
| ⑦ 守秘義務に対応したセキュリティか | 外国人スタッフの個人情報を扱うため、通信暗号化・データの物理分離・AIへの学習利用禁止がサービス規約に明記されているかどうか。 |
この7点すべてを満たすシステムは少数です。特に③の送客導線と⑤の定額モデルは、行政書士事務所の業務効率と収益安定に直結するため、優先して確認することをおすすめします。
企業向けシステムは企業内の業務効率化のために設計されており、それ自体は優れたツールです。しかし行政書士事務所がそのまま転用すると、構造上のミスマッチが発生しやすい点を理解しておく必要があります。
企業向けシステムの典型的な課金モデルは「利用企業が直接契約・支払い」です。行政書士が「複数の顧問先企業を代わりに管理したい」という要望を持ちこんでも、システム設計上、顧問先ごとに別契約が発生するケースがあります。
企業向けシステムの通知先は「自社の担当者」です。「在留期限が近づいたら外部の行政書士へワンクリックで依頼を送る」という導線は想定されていません。結果として、システムを導入しても更新のタイミングで行政書士が顧問先を追いかける運用は変わらないままになりがちです。
企業向けシステムのデータ管理単位は「1社」です。行政書士事務所のように「10社・20社の顧問先を1つのダッシュボードで横断的に確認したい」というニーズには対応していないことがあります。顧問先ごとに別々のログインが必要になると、管理工数が逆に増加してしまいます。
上記7つのチェックポイントすべてに対応するために設計されたのが、在留管理クラウド「ビザ顧問」です。前述の3タイプ比較でいう「行政書士特化型」に位置し、企業向けや監理団体向けシステムとは根本的に異なる設計思想を持っています。
行政書士の守秘義務基準に対応した安全設計を採用しています。
複数顧問先の横断管理ダッシュボード・更新依頼ボタンの動きを無料でご確認いただけます。
千葉エリア限定・先着20事務所でデータ移行代行つき・3か月無料（その後は月額9,800円・税込）プランをご用意しています。
※登録・クレジットカード情報は不要です
在留管理システムの料金を比較する際、月額の数字だけを見ると判断を誤ることがあります。以下の3点を必ず確認してください。
月額が安価でも、導入時に高額な初期費用が発生するシステムがあります。ビザ顧問は初期費用0円で、データ移行代行も無料です。トータルコストで比較することが重要です。
「月額○○円×顧問先企業数」という社数課金型の場合、顧問先が増えると月額が比例して上がります。行政書士事務所は顧問先を増やすほど月額が膨らむ構造が経営上の負担になる可能性があります。定額・顧問先数無制限のモデルであれば、成長とコストが比例しません。
実際の業務に使えるかどうかは、試用して初めて分かります。ビザ顧問は最初の3か月無料（その後は月額9,800円・税込）で、クレジットカード登録も不要です。使い勝手を確かめてから継続を判断できます。
| プラン | 月額 | 初期費用 | 主な特徴 |
|---|---|---|---|
| スタンダード | 9,800円/月（税込） | 0円 | 最初の3か月無料・顧問先数無制限・Excelデータ移行代行無料・解約自由 |
| プロ | 19,800円/月（税込） | 0円 | 複数スタッフ管理・LINE通知・在留カードOCR・レポート機能ほか |
| 千葉エリア限定 （先着20事務所） |
4,900円/月（永年・税込） | 0円 | 通常の半額・永年適用・最初の3か月無料・Excelデータ移行代行無料・先着順・枠終了後は通常料金 |
解約自由・違約金なし。3か月以内の解約であれば費用は一切かかりません。
在留管理システムを選ぶ際に最も重要なのは、「そのシステムが行政書士事務所の業務フローに対応しているか」を確認することです。
市場に出回っているシステムの多くは企業向け・監理団体向けに設計されており、行政書士が複数の顧問先を管理して更新依頼を受け取るという業務構造には、構造上フィットしないケースが少なくありません。
選定時は、①課金モデル ②顧問先への無料配布 ③送客導線の有無 ④データ分離 ⑤定額制 ⑥移行サポート ⑦セキュリティ の7点を軸に比較してください。
行政書士特化型の「ビザ顧問」は、これらの条件を満たすために設計されたシステムです。スタンダードプランは9,800円/月・初期費用0円・最初の3か月無料で試用できます。千葉エリアは先着20事務所限定で永年4,900円/月の先行プランもご利用いただけます（先着20事務所に達した時点で受付を終了します。「永年」とはご契約が継続する限り適用する趣旨で、解約された場合は適用されません。詳細は利用規約をご確認ください）。
「企業向けシステムが合わなかった」「Excelから移行する手間が惜しい」——その2つの問題を、ビザ顧問は解決します。
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